Modul Spedice řeší komplexně problematiku spediční činnosti od nabídky, přijetí zakázky na přepravu (objednávka od zákazníka) až po konečnou fakturaci zakázky. Oblast spediční činnosti je řešena zcela obecně a vyhovuje všem firmám, které spediční činnost či zasilatelství provozují. Objednávky od zákazníka (zakázky na přepravu) jsou přepravní výkony, které jsou definovány zákazníkem event. plátcem přepravy, cenou přepravy, datumem přepravy, číslem objednávky zákazníka, odesílatelem, příjemcem, místy nakládek/vykládek a podobně.
Evidence požadavků na přepravu
- zápis objednávky od zákazníka (zakázka na přepravu), různé typy zakázek na přepravu (standardní, standardní s možností rozpisu na podzakázky, opakovaná zakázka, sběrná služba, zásilky)
- přidělení zakázky, přehledy zakázek
- sledování stavů zásilek
Sběrná služba
Mechanizmus sběrné služby obsahuje hlavní přepravu mezi sklady a dále podzakázky na rozvoz popř. svoz.
Různé dodací podmínky:
- EXW (Ex Works)
- DDP (Delivered Duty Paid)
- DDU (Delivered Duty Unpaid)
- včetně návazností na vystavení objednávky přepravy, fakturaci jednotlivých součástí přepravy (hlavní přeprava, manipulace, svoz/rozvoz) a dopadů do rentability spedice
- tisky: Avízo, Ložná listina, Označení zásilky (Signo), Přepravní list-Bordereau a další
Objednávky na přepravu
- vystavení objednávky přepravy (objednávky pro smluvní dopravce, objednávky na vlastní dopravu), objednávky standardní, na více zakázek či objednávek, opakované objednávky
- odeslání objednávek e-mailem
- odeslání zprávy řidiči (identifikace objednávky, místa nakládek, vykládek,…)
- hlášení o ukončení přepravy
- přehledy objednávek (naložené přepravy – nenaložené přepravy, vyložené – nevyložené přepravy, ukončené – neukončené přepravy)
Evidence obalů – obalové konto
- číselník obalů
- zápis pohybů obalového konta (množství přijaté od partnera, množství vydané partnerovi) k zakázce přepravy
- stavy obalových kont (na partnera, na spz vozidla), výsledné saldo
- přehled pohybů na obalových kontech
- obalový sešit (položkově, součtově za obal, součtově za partnera a obal), tiskové sestavy
- inventury
Deník dispečera
- přehledy o stavu zakázek (nekompletní zakázky, nepřidělené zakázky, objednávka vystavena, jízdní příkaz vystaven, neukončené podzakázky, zakázky k fakturaci, faktura vystavena, neukončené přepravy, odmítnuté zakázky, všechny zakázky, všechny objednávky, všechny jízdní příkazy, zakázky „Just in Time“ s prošlými termíny)
- změnové řízení,tiskové výstupy
- historie změn na zakázce, objednávce
Dispečerská plachta
- plánování kapacit vozidel za zvolené časové období, grafické zobrazení kapacit vozidel
- ruční editace dokladů přímo z plachty
- zobrazení nepřidělených zakázek ve zvoleném období
- přiřazení zakázky do existující objednávky, vytvoření nové objednávky na vozidlo, přiřazení na existující objednávku vozidla
- přesunutí (myší) objednávky na jiné vozidlo, přiřazení objednávky ke stávajícímu jízdnímu příkazu
- barevné značení stavu objednávek, jízdních příkazů
- automatická změna stavu objednávky formátovanou zprávou: odeslání dispozic řidiči, potvrzení přijetí dispozic řidičem, příjezd na nakládku, naloženo, příjezd na vykládku, vyloženo
- barevná signalizace prošlých kontrol a oprav vozidel, funkce „pravé tlačítko myši“
- zobrazení svátků v Evropě
- uživatelsky definovatelné zobrazení údajů
Dispečerská plachta – mapa nakládek a vykládek
- zobrazení nakládek, vykládek ev. vlastních bodů na mapovém podkladu, obrázek
- dohledávání časově a prostorově nejbližších nakládek z místa vykládky
- přednastavené výběry pro filtrování nakládek a vykládek na mapovém podkladu
- možnost definovat údaje zobrazované na mapě, obrázek
- možnost přidání vlastních bodů na mapu včetně dalšího použití pro zobrazení tras a vzdáleností
- barevné odlišení nakládek a vykládek včetně odlišení přidělených/nepřidělených míst, obrázek
- zobrazení trasy a vzdálenosti mezi zvolenými nakládkami, vykládkami a vlastními body na mapě, obrázek
- grafické propojení nakládek a vykládek zvolené zakázky na přepravu, obrázek
- dohledání a zobrazení dokladu zakázky aktivního bodu na mapě
Dispečerská plachta – přehled nakládek
- grafické zobrazení nakládek (objednávek), barevné označení stavu objednávky
Vozový sešit
- obecné výběry a přehledy zakázek, vazební doklady (faktury odeslané, faktury došlé, jízdní příkazy)
- porovnání cen zakázek a objednávek, zisk/ztráta
- vyhodnocení zakázek
- sledování parametrů dopravy (výkonové km, prázdné km, plánované km, skutečné km, plánovaná cena na 1 km, skutečná cena na 1 km a další)
- volitelné tiskové sestavy
Režijní náklady Spedice
- zápis tzv. režijních nákladů (např. nájmy, odpisy, mzdy režijních pracovníků, ostatní náklady a podobně) na středisko, flotilu, firmu
- volitelný způsob výpočtu režijních nákladů spedice
- zohlednění režijních nákladů v rentabilitě spediční činnosti
Rentabilita spediční činnosti
- finanční rozbor zakázek v členění výnosů fakturovaných, výnosů dosud nefakturovaných, nákladů fakturovaných a nefakturovaných včetně zohlednění režijních nákladů (např. nájmy, odpisy, mzdy režijních pracovníků…)
- stanovení ukazatele zisk/ztráta,rentabilita výnosů, rentabilita nákladů, grafické vyjádření výsledků., rentabilita zákazníků, dopravců , středisek zakázek , středisek objednávek , celé firmy
Fakturace
- fakturace ukončených zakázek
- přijaté faktury od smluvních dopravců
- přijaté faktury za poplatky (trajekty, …)
- více viz modul Fakturace
Podpora pro řízení jakosti dle norem ISO
- archivace změn dokladů (kdo doklad pořídil, původní hodnota, nová hodnota, důvod změny), sledování historie změn dokladů ,číselník důvodů změn
Evidence a vyhodnocování neshod
- druhy neshod přeprav, vystavování protokolů o neshodách , preventivní opatření, nápravná opatření, reklamace, kniha neshod
Hodnocení kvality dopravců
- hodnocení zákazníků, hodnocení dopravců, přehledy hodnocení, průměrná známka, počet hodnocení ,výstupní sestavy
Evidence trajektů
- ceníky trajektů, zápis trajektů do objednávek na přepravu
- párování trajektů s došlou fakturou
- přehledy trajektů za období (trajekty s došlou fakturou, trajekty bez došlé faktury, faktury za neexistující trajekty)
Mapové podklady, plánování tras
- plánování tras
- určení optimální trasy
- zobrazení/výběr místa na mapě
- zjištění souřadnic GPS
Funkce se využívají při zápisu zakázky na přepravu (adresy nakládek/vykládek), při zápisu jízdních příkazů v modulu Doprava, při zadání firmy v Adresáři firem
Oznamování událostí
- automatické odeslání e-mailové zprávy při nastalé události
- rozlišení více druhů událostí
- uživatelsky definovatelní příjemci zpráv
- uživatelsky definovatelný obsah zpráv (tzv. šablony zpráv)
- libovolný počet příjemců zpráv
- přiřazení šablony zpráv k e-mailové adrese
- přehledy příjemců zpráv
- evidence a přehledy odeslaných zpráv v agendě Fronty zpráv
Uzávěrky
- uživatelská definice parametrů uzávěrek
- kontrola dokladů během uzávěrky, protokol
- uzamčení období
Vazby na okolí
- databanka přeprav
- export a import zakázek a objednávek
- objednávkový systém
Objednávkový systém je doplňující aplikace k programu Doprava 4K. V objednávkovém systému (na internetu) zákazníci pořizují objednávky na přepravy, které se automaticky ukládají mezi nepřidělené zakázky programu Doprava 4K. V okamžiku změny stavu zakázky v programu Doprava 4K, např. přidělení dopravci a SPZ, naložení, ukončení přepravy a vyfakturování,se automaticky tyto informace promítnou zpět do objednávkového systému. Tím je zajištěno, že zákazník má on-line přehled o stavu své objednávky.)
Ukázky obrazovek:
